Najem okazjonalny: wymagania, dokumenty i zgłoszenie do urzędu skarbowego

Opracowanie: Dobry Metr · aktualizacja 05.11.2026

Najem okazjonalny to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, którą zawiera właściciel będący osobą fizyczną i nieprowadzący działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Do umowy dołącza się oświadczenie najemcy u notariusza i wskazanie innego lokalu, a właściciel zgłasza ją do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni.

Co to jest najem okazjonalny

Ustawa o ochronie praw lokatorów definiuje umowę najmu okazjonalnego jako umowę najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawartą na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat (art. 19a ust. 1). Umowa i jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6).

Najem okazjonalny daje właścicielowi szybszą drogę do odzyskania mieszkania, gdy najemca po końcu umowy się nie wyprowadza. W zamian najemca podpisuje u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i wskazuje lokal, do którego może się przenieść.

Do najmu okazjonalnego stosuje się tylko wybrane przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, wymienione w art. 19e, i to pod warunkiem, że właściciel zgłosił umowę do urzędu skarbowego. Pozostałe sprawy reguluje umowa i Kodeks cywilny.

Najem okazjonalny, zwykły i instytucjonalny

Najem instytucjonalny dotyczy firm, które zawodowo wynajmują mieszkania (art. 19f ust. 1). Jeśli wynajmujesz prywatnie, wybierasz między najmem zwykłym a okazjonalnym.

Jakie załączniki są obowiązkowe

Do umowy najmu okazjonalnego załącza się w szczególności (art. 19a ust. 2):

1. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje się opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela;
2. wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać, gdyby trzeba było przeprowadzić egzekucję;
3. oświadczenie właściciela tego innego lokalu (albo osoby z tytułem prawnym do niego), że zgadza się na zamieszkanie w nim najemcy i osób z nim mieszkających.

Oświadczenie najemcy u notariusza

W formie aktu notarialnego jest tylko oświadczenie najemcy. Samą umowę najmu strony podpisują w zwykłej formie pisemnej (art. 19a ust. 6).

Wskazanie innego lokalu i zgoda jego właściciela

Na żądanie wynajmującego zgoda właściciela wskazanego lokalu musi mieć podpis poświadczony notarialnie (art. 19a ust. 2 pkt 3).

Co, jeśli wskazany lokal przestanie być dostępny dla najemcy

Jeśli najemca straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni od dowiedzenia się o tym, żeby wskazać inny lokal i dostarczyć zgodę jego właściciela (art. 19a ust. 3). Gdy tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej siedmiodniowym okresem wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).

Ile kosztuje notariusz

Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7). W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r.), więc limit to 480,60 zł. Przepis ogranicza samą taksę za to oświadczenie. O pełny koszt wizyty, np. wypisy aktu, zapytaj w kancelarii przed terminem.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego w 14 dni

Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Na żądanie najemcy właściciel musi pokazać potwierdzenie zgłoszenia (art. 19b ust. 2).

Ustawa nie narzuca wzoru zgłoszenia. Niektóre urzędy skarbowe publikują własne formularze, np. zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego na stronie kujawsko-pomorskiej Krajowej Administracji Skarbowej. Przed wysłaniem sprawdź, czego oczekuje Twój urząd.

Skutek braku zgłoszenia jest poważny: nie stosuje się wtedy art. 19c i 19d (art. 19b ust. 3), czyli zasad opłat i całego uproszczonego trybu opróżnienia lokalu. Zgłoszenie do urzędu skarbowego w tym trybie nie zastępuje rozliczenia podatku od najmu.

Kaucja przy najmie okazjonalnym

Kaucja zabezpiecza należności z najmu w dniu opróżnienia lokalu i ewentualne koszty egzekucji. Nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu z dnia zawarcia umowy (art. 19a ust. 4). Właściciel zwraca ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu swoich należności (art. 19a ust. 5). Jak udokumentować stan mieszkania, żeby rozliczyć kaucję, opisujemy w poradniku Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania.

Czynsz i opłaty

Przy najmie okazjonalnym właściciel pobiera oprócz czynszu tylko opłaty niezależne od właściciela, np. za energię, gaz, wodę i odpady, chyba że umowa stanowi inaczej (art. 19c ust. 1). Czynsz można podwyższyć wyłącznie na warunkach z umowy (art. 19c ust. 2), więc zasady podwyżki warto wpisać już przy podpisaniu.

Jak kończy się najem okazjonalny

Umowa wygasa po upływie czasu, na jaki ją zawarto, albo rozwiązuje się po okresie wypowiedzenia (art. 19d ust. 1). Jeśli najemca dobrowolnie się nie wyprowadzi, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem (art. 19d ust. 2). Żądanie wskazuje strony, umowę i przyczynę jej ustania oraz termin wyprowadzki, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia (art. 19d ust. 3).

Po bezskutecznym upływie tego terminu właściciel składa w sądzie wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu z oświadczeniem najemcy. Do wniosku dołącza żądanie z dowodem doręczenia albo nadania, dokument potwierdzający prawo do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego (art. 19d ust. 4). Szerzej o przepisach chroniących lokatorów piszemy w poradniku Ustawa o ochronie praw lokatorów, a o wypowiedzeniu w poradniku Wypowiedzenie umowy najmu.

Najem okazjonalny a podatek

Przychód z najmu okazjonalnego rozliczasz jak każdy prywatny najem: ryczałtem 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki. Szczegóły, terminy i przykłady są w poradniku Podatek od najmu.

Lista kontrolna przed podpisaniem

Zamiast wzoru umowy podajemy listę rzeczy do sprawdzenia:

• czy jesteś osobą fizyczną i nie wynajmujesz lokali w ramach działalności gospodarczej;
• czy umowa jest na czas oznaczony, najwyżej 10 lat, i ma formę pisemną;
• czy najemca podpisał u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji;
• czy masz wskazanie innego lokalu i zgodę jego właściciela, w razie potrzeby z podpisem poświadczonym notarialnie;
• czy kaucja nie przekracza sześciokrotności miesięcznego czynszu;
• czy umowa opisuje opłaty i zasady podwyżki czynszu;
• czy masz protokół stanu mieszkania i liczników z dnia wydania;
• czy zgłosisz umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od początku najmu.

Wysokość czynszu wpisanego do umowy warto odnieść do stawek z ogłoszeń podobnych mieszkań, pamiętając, że to ceny ofertowe, a nie czynsze z podpisanych umów. Wartość mieszkania z cen transakcyjnych sprawdzisz w wycenie mieszkania.