Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem: co wpisać i jak rozliczyć kaucję

Opracowanie: Dobry Metr · aktualizacja 05.11.2026

Protokół zdawczo-odbiorczy to opis stanu mieszkania, liczników, kluczy i wyposażenia w dniu wydania lokalu najemcy i w dniu jego zwrotu, podpisany przez obie strony. Przy zwykłym najmie ustawa o ochronie praw lokatorów mówi wprost, że przed wydaniem lokalu strony sporządzają protokół, który jest podstawą rozliczeń przy zwrocie (art. 6c). To on rozstrzyga, co można potrącić z kaucji.

Po co protokół przy wynajmie

Po zakończeniu najmu najemca musi zwrócić mieszkanie w stanie niepogorszonym, ale nie ponosi odpowiedzialności za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego). Żeby ocenić, co jest pogorszeniem, a co zwykłym zużyciem, trzeba wiedzieć, jak mieszkanie wyglądało na początku. Do tego służy protokół.

Kodeks cywilny domniemywa, że rzecz wydano najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3). Jeśli w dniu wydania były usterki, a protokołu nie ma, najemcy trudno będzie wykazać, że zastał je przy wprowadzeniu.

Przy najmie zwykłym ustawa o ochronie praw lokatorów wymaga protokołu, w którym strony określają stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń (art. 6c). W mieszkaniach spoza publicznego zasobu strony mogą ustalić w umowie inne zasady w zakresie art. 6a–6e (art. 6f). Przy najmie okazjonalnym ustawa stosuje tylko przepisy wymienione w art. 19e, a art. 6c wśród nich nie ma. Protokół i tak warto sporządzić przy każdej formie najmu.

Co wpisać do protokołu: lista punktów

1. Strony: imiona i nazwiska, adresy, numery dowodów tożsamości tylko wtedy, gdy wymaga tego umowa.
2. Adres mieszkania i numer umowy najmu, której dotyczy protokół.
3. Data i godzina wydania albo zwrotu.
4. Stany liczników: prąd, gaz, woda zimna i ciepła, ciepło (podzielniki), z numerami liczników.
5. Klucze, piloty, karty i kody: liczba sztuk każdego rodzaju.
6. Wyposażenie i sprzęt AGD: lista z markami, numerami seryjnymi i stanem.
7. Stan każdego pomieszczenia: ściany i sufity, podłogi, okna i drzwi, łazienka, kuchnia, balkon, piwnica lub komórka.
8. Usterki i ślady zużycia: co, gdzie, jak duże.
9. Zdjęcia i filmy: lista plików z datą.
10. Uwagi każdej ze stron i podpisy obu stron na każdej stronie protokołu.

Przy zwrocie mieszkania sporządź drugi protokół według tej samej listy, żeby porównać pozycje jedna do jednej.

Zdjęcia do protokołu: jak je robić

• Fotografuj każde pomieszczenie z tych samych miejsc przy wydaniu i przy zwrocie, np. z progu i z przeciwległego rogu.
• Rób zbliżenia usterek z przedmiotem dla skali, np. monetą albo miarką.
• Sfotografuj każdy licznik tak, żeby było widać numer licznika i jego stan.
• Zapisz pliki w miejscu, do którego mają dostęp obie strony, i wpisz ich listę do protokołu.

Zdjęcia z dnia wydania przydadzą się też przy ustalaniu czynszu: stan i wyposażenie mieszkania to jedne z cech, które porównuje się z podobnymi ofertami. Piszemy o tym w poradniku Jak ustalić czynsz najmu. Stan mieszkania ma też znaczenie przy sprzedaży; jego orientacyjną wartość z cen transakcyjnych sprawdzisz w wycenie mieszkania.

Kto płaci za naprawy w trakcie najmu

Kodeks cywilny przyjmuje zasadę, że wynajmujący utrzymuje rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku, a drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem obciążają najemcę (art. 662 § 1 i 2). Przy lokalach drobne nakłady to m.in. drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych oraz drobne naprawy instalacji i urządzeń, które zapewniają światło, ogrzewanie oraz dopływ i odpływ wody (art. 681).

Ustawa o ochronie praw lokatorów wymienia szczegółowo naprawy obciążające wynajmującego (art. 6a) i najemcę (art. 6b), np. po stronie najemcy naprawę i konserwację podłóg, okien i drzwi, wbudowanych mebli i urządzeń sanitarnych. Po zakończeniu najmu najemca odnawia lokal i wykonuje obciążające go naprawy (art. 6e ust. 1). W mieszkaniach prywatnych strony mogą ustalić to inaczej w umowie (art. 6f), więc najpierw sprawdź, co mówi Twoja umowa.

Kaucja: ile może wynosić

Kaucja zabezpiecza należności z najmu przysługujące wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu (art. 6 ust. 1). Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym zabezpiecza też koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu (art. 19a ust. 4, art. 19f ust. 4).

Zwrot kaucji: termin i potrącenia

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 4; przy najmie okazjonalnym art. 19a ust. 5, przy instytucjonalnym art. 19f ust. 6). Należnościami mogą być np. niezapłacony czynsz, opłaty za media albo koszt naprawy szkód ponad zwykłe zużycie, opisanych w protokole.

Przy najmie zwykłym ustawa przewiduje zwrot zwaloryzowanej kaucji: w kwocie równej miesięcznemu czynszowi z dnia zwrotu pomnożonemu przez krotność przyjętą przy pobraniu, ale nie niższej niż kaucja pobrana (art. 6 ust. 3). Ten przepis jest też na liście przepisów stosowanych do najmu okazjonalnego (art. 19e).

Spór o kaucję: co zrobić

1. Porównaj protokoły z wydania i zwrotu oraz zdjęcia. Wypisz pozycje, które się różnią.
2. Wyślij drugiej stronie pisemne rozliczenie albo wezwanie do zwrotu kaucji z terminem.
3. Spróbujcie się porozumieć, także z pomocą mediatora.
4. Jeśli to nie pomoże, sprawę rozstrzyga sąd. Protokoły, zdjęcia i rozliczenia będą wtedy dowodami.